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Einen wichtigen Einfluss auf Klima und Ablauf der Verhandlung hat die Sitzordnung der Verhandlungsteilnehmer. Sie hat durchaus etwas von einem Schachspiel und orientiert sich in der Regel an zwei Grundmustern:

1) Beide Seiten sitzen sich frontal gegenüber. Dies betont die Fronten der beiden Seiten. Wichtig ist, jedes Team-Mitglied entsprechend seiner Rolle und Fähigkeiten zu platzieren; Ihre Mannschaft sollte einen geschlossenen Eindruck vermitteln. Diese Sitzordnung empfiehlt sich vor allem bei "harten" oder langwierig-komplexen Verhandlungen.

2) Eine weniger formelle, scheinbar zwanglosere Sitzordnung ist das so genannte "Rund-Tisch-Gespräch". Eine solche Anordnung schafft eine entspanntere Atmosphäre und empfiehlt sich für eher partnerschaftliche Verhandlungen wie etwa Absprachen über künftige Kooperationen.

Doch gelten für beide Sitzordnungen drei wichtige Grundregeln:

1. Die beiden Leiter sollten sich stets gegenübersitzen.
2. Der "Gute" sollte möglichst neben dem Leiter platziert sein und mit ihm eine Einheit bilden.
3. Ihr "Hardliner" sollte möglichst weit weg vom Hardliner der Gegenseite sitzen.

Grundsätzlich gilt: Wie auch immer die Gesprächsteilnehmer platziert sind, wichtig ist der Blickkontakt. Sie brauchen ihn, um die Stimmung der Gegenseite einschätzen zu können, Rückmeldungen aus dem Team zu bekommen, Irritationen und Fehlhandlungen zu vermeiden. Versuchen Sie immer, Einfluss auf die Sitzordnung zu nehmen. Dabei sollten Sie sich von drei Gesichtspunkten leiten lassen, die von der Dynamik Ihres Teams abhängen:

• Wollen Sie eine geschlossene Front bilden und zusammensitzen?
• Trachten Sie die Gegenseite "aufzubrechen", indem Sie sich zwischen deren einzelne Team-Mitglieder setzen?
• Möchten Sie vom Kopfende des Tisches aus gleichsam "die Fäden ziehen"?

Wenn Ihnen eine Sitzordnung zugewiesen wird, dann sollten Sie versuchen, deren strategische Logik zu ergründen. Sie erhalten so wichtige Aufschlüsse über die Gegenseite: deren Ansichten, ihren Status, aber auch, ob Sie es mit zwanglosen oder harten Gesprächsteilnehmern zu tun haben.

Nach Möglichkeit vermeiden sollten Sie, dass das Gastteam eine geschlossene Front bilden kann. Platzieren Sie dessen Team-Mitglieder zwischen Ihr Team und setzen Sie den aggressivsten Teilnehmer der Gegenseite direkt neben den Leiter Ihres Teams.

Achten Sie darauf, dass Ihr Teamleiter Blickkontakt zu allen Teilnehmern hat. Setzen Sie Ihren "Hardliner" möglichst weit weg vom Hardliner der Gegenseite.

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Übersicht: Frontale Sitzordnung

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Erläuterung: Die Rollen im Verhandlungsteam

1. Der "Leiter": Nicht unbedingt der ranghöchste Mitarbeiter; meist derjenige mit der meisten Erfahrung

• Leitet die Verhandlung
• Entscheidet bei Sachfragen
• Setzt die anderen Teilnehmer des Teams ein

2. Der "Gute". Identifikationsfigur der Gegenseite

• Verständnis für die Gegenseite
• Wiegt die Teilnehmer der Gegenseite in trügerischer Sicherheit

3. Der "Böse". Legt sich mit der Gegenseite an und weckt das Gefühl, dass man sich ohne ihn besser und schneller einig würde

• Torpediert jedes Argument der Gegenseite
• Deckt schonungslos alle Schwächen der Gegenseite auf
• Schüchtert die Gegenseite ein

4. Der "Hardliner". Der kompromisslose, dessen Urteil sich die Teammitglieder oft beugen

• Arbeitet mit Hinhaltetaktiken
• Schafft dem Team so Möglichkeiten, von früheren Angeboten wieder abzurücken
• Sorgt dafür, dass das Team sich auf die Verhandlungsziele konzentriert

5. Der "Ausputzer" oder Moderator: Fasst die vorgetragenen Ansichten zusammen und legt sie als überzeugenden Plan vor

• Öffnet Auswege aus verfahrenen Situationen
• Weist die Gegenseite auf Widersprüche hin
• Beugt Abschweifungen vom Thema der Verhandlung vor

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Die Vorbereitung

• Richtig Verhandeln - wie geht das?
  
• Wie funktioniert eine Verhandlung?
  
• Übersicht: Verhandlungsthemen
  
• Ziele und Prioritäten
  
• Zur Bedeutung unterschiedlicher Wertvorstellungen
  
• Die richtigen Informationen
  
• Die Gegenseite einschätzen
  
• Die Wahl der Strategie/Rollenverteilung
  
• Tagesordnung festlegen
  
• So schaffen Sie Atmosphäre