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Neben der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung (die richtigen Informationen, die Gegenseite einschätzen, Wahl der Strategie, Tagesordnung festlegen, die Sitzordnung) sind aber auch Umfeld und Atmosphäre für ein gutes Ergebnis der Verhandlung bedeutsam. Die grundsätzlichste Entscheidung ist dabei die Wahl des Ortes.

Dabei sollten Sie sich von dem Grundsatz leiten lassen: Jeder Ort, an dem Sie sich wohlfühlen, ist geeignet. Umso besser sind Sie in der Lage, Ihr Selbstvertrauen zu finden und zu entfalten.

Das heißt aber auch: Wie die Verhandlungszeit, so hängt auch der Verhandlungsort wesentlich von Ihrer Strategie ab: Können Sie warten oder stehen Sie unter Druck? Welche (und wieviele) Störungen "von außen" können Sie zulassen? Welche Anforderungen stellen die Räumlichkeiten an die beabsichtigte Atmosphäre und/oder die Sitzordnung?

Die Wahl des Ortes richtet sich aber wesentlich auch nach den Anforderungen, die die Verhandlung stellt. Die erste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist eine strategische: Soll die Verhandlung auf "neutralem" Boden (einem angemieteten Raum) oder in einem Raum der Gegenseite stattfinden? Oder soll in den "eigenen vier Wänden" verhandelt werden? (Die Auswirkungen dieser Entscheidung können Sie der Übersicht am Fuß der Seite entnehmen.)

Sodann sind organisatorische Überlegungen anzustellen: Sind Hilfsmittel wie Flip-Charts, eine Wandtafel oder ein Overhead-Projektor erforderlich? Hierzu gehören aber auch Mietkonditionen (Kosten und Dauer) und das Organisieren von Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe des Verhandlungsortes.

Was tun Sie aber, wenn Sie zu einer Verhandlung eingeladen werden? Grundsätzlich erhöht dies selbstverständlich die Anforderungen an Ihre inhaltliche Vorbereitung. Denn besonders hier müssen Sie auf die Qualität Ihrer Informationen über die Gegenseite, aber auch Ihrer eigenen Zielvorstellungen vertrauen können.

In strategischer Hinsicht kann es durchaus ein Vorteil sein, sich für eine Verhandlung auf "fremdem" Boden zu entscheiden:

• Sie signalisieren der Gegenseite Entgegenkommen.
• Damit verhelfen Sie der Verhandlung zu einem positiven Start.
• Im Gegenzug erhalten Sie vielleicht die Möglichkeit, den Zeitpunkt des Treffens zu bestimmen, vielleicht auch die Tagesordnung festzulegen.
• Auf diese Weise können Sie alle Punkte unterbringen, die Ihnen wichtig sind, und vorab maximalen Druck auf die Gegenseite ausüben.

Als Gastgeber hingegen sollten Sie danach trachten, alles selbst in die Hand zu nehmen: Atmosphäre, zeitlichen Ablauf und Pausen. Berücksichtigen Sie auch das körperliche Wohlbefinden der Teilnehmer: Die richtige Beleuchtung, eine angenehme Raumtemperatur, und vor allem ausreichend Wasser. Solche Dinge können auch taktisch wichtig sein: Senken Sie zum Beispiel die Raumtemperatur oder verzögern Sie das Reichen von Erfrischungen, um die Gegenseite zu einer rascheren Entscheidung zu drängen.

• Pausen sollten spätestens nach zwei Verhandlungsstunden eingelegt werden.
• Eine für alle sichtbare Uhr im Raum unterstützt den Zeitplan der Tagesordnung.
• Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer gegebenenfalls telefonieren können. Um die Verhandlung nicht zu stören oder um Unterbrechungen zu vermeiden, sollten Handys im Verhandlungsraum ausgeschaltet sein.
• Vor allem: Legen Sie niemals gleich alle Karten auf einmal auf den Tisch.

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Übersicht: Die Bedeutung des Ortes der Verhandlung

1. Verhandlungen auf "eigenem Boden": Ein Büro oder Konferenzraum in Ihrer Firma

• Sie haben gewissermaßen ein "Heimspiel":
• Strategische Unterbrechungen lassen sich leicht arrangieren.
• Sie können unter Umständen auf Fachleute Ihres Hauses zurückgreifen.
• Ihnen steht Ihre vertraute Logistik zur Verfügung.
• Die Gegenseite kann die Verhandlung verzögern (etwa indem sie behauptet, bestimmte Punkte mit ihrem Unternehmen abklären zu müssen).

2. Verhandlungen auf "neutralem" Boden: Ein gemieteter öffentlicher Raum oder das Büro eines unbeteiligten Dritten

• Die Voraussetzungen sind für beide Seiten gleich.
• Beide Seiten müssen Fachleute und Material herbeischaffen.

3. Verhandlungen auf "fremdem Terrain": Ein Büro oder Konferenzraum der Gegenseite

• Die Fremdheit der Umgebung kann störend wirken.
• Sie haben keine Kontrolle über die Logistik.
• Fachleute und Material müssen Sie selbst herbeischaffen.
• Sie können einfache Verzögerungstaktiken einsetzen (etwa indem Sie vorgeben, bestimmte Angelegenheiten Ihrem Unternehmen vorlegen zu müssen).

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Die Vorbereitung

• Richtig Verhandeln - wie geht das?
  
• Wie funktioniert eine Verhandlung?
  
• Übersicht: Verhandlungsthemen
  
• Ziele und Prioritäten
  
• Zur Bedeutung unterschiedlicher Wertvorstellungen
  
• Die richtigen Informationen
  
• Die Gegenseite einschätzen
  
• Die Wahl der Strategie/Rollenverteilung
  
• Tagesordnung festlegen
  
• Nicht unterschätzen: Die Sitzordnung